結婚式二次会の幹事代行[二次会サポーターズ] 東京・千葉・埼玉・茨城・栃木・群馬 1都6県対応

実際に結婚式二次会サポーターズで結婚式二次会を開催した新郎新婦様のパーティーレポートや結婚式二次会のお得情報を随時紹介していきます。

結婚式二次会幹事コラム

【結婚式二次会の幹事を頼む人がいない場合、頼むのが不安な場合】どうすればいいの?

投稿日:2018年8月13日 更新日:

結婚式二次会の準備を始める時にまず初めに決める事なのが「幹事を誰にお願いするか」が重要項目になります。

頼む人がいない場合は自分たちで準備ができるものでしょうか?

友人にお願いしてみて断られたらどうすればいいでしょうか?

結婚式二次会の準備(やること)は何があるのでしょうか?

結婚式二次会だけに限らず、イベントや催しの幹事を引き受けることはとても大変な労力を伴います。

当日過ぎるまで気を抜けない日々が始まります。

何度も何度も確認し、練習し、準備に追われ仕事も手につかないこともあると思います。

なぜなら失敗は出来ないからです。

結婚式二次会の幹事となると一般的に新郎側2名、新婦側2名の最低でも4名は集めたいところです。

人数が50名以上とかの場合は5名、6名以上は必要になってきます。

でも、幹事をお願いする友人はそれぞれ仕事をしています。

週末の休みは趣味や雑用に時間を割いていると思います。

そんな忙しい友人が幹事を引き受けてくれたらありがたいですよね。

それでは結婚式二次会の準備にあたり幹事のやる事リストをご紹介します。

【会場探し】

新郎新婦の要望を聞いて結婚式場から近いところがいいのか、最寄り駅から近いところがいいのか、エリアを変えて会場探すのか、まずはエリアを絞るところから始まります。

会場探しに便利なサイト

ぐるなびウエディング二次会
https://party-wedding.gnavi.co.jp/

ゼクシィ(二次会探し)
https://zexy.net/nijikai/shutoken/

【会場へ空き状況の問い合わせ、下見の予約】

✔︎ 会場下見時は二次会のプランはいくらなのか、

✔︎ 持ち込みはどの程度まで可能なのか、

✔︎ 貸切するにあたり保証金などはあるのか、

✔︎ 事前支払金などあるのか、

✔︎ ある場合は幹事が立て替えるのか、

✔︎ 新郎新婦にお願いするのか

✔︎ など最低限確認事項があります。

これらを幹事同士で予定を合わせて会場へ出向いて下見し打ち合わせをした方がいいでしょう。

【会場が決まったら案内状の作成、配布、出欠確認の集計】

出欠の確認はとても大変です。

期日を過ぎても返事をしてくれない人もいますし、ドタキャンも想定しておかなければなりません。

ドタキャンになったときに会場側への負担金は誰が負担するのかも事前に確認しておいた方がいいですね。

出欠期日を過ぎてからの参加表明も当然あります。

その度に予算が変わるので幹事はバタバタすると思います。

会場側にも人数報告をしなくてはなりません。

一般的に1週間~数日前に人数確定する所が多いです。

人数が確定したら、受付リストを作成しましょう。

男女別、フリカナも振ってあると受付をやる方の負担も軽減するかと思います。

【タイムテーブルの考案、進行内容、演出や余興などの考案】

二次会で最も大事な一つが時間管理です。

どのように二次会を進行するのかが二次会の成功を決めると言っても過言ではありません。

会場側の利用できる時間も決まっているので、何時に入場、乾杯、歓談時間割り振り、余興、ゲーム、退場、見送り、片付け、などなど事前に決めることはたくさんあります。

この進行内容を事前に決めてシミュレーションして無理のない進行内容かも確認して幹事同士で打ち合わせが必要です。

会場側にも出向いて打ち合わせも必要です。

当日予期せぬトラブルが発生したことも想定して無理のないプログラムを作成することをお勧めします。

参加するゲスト同士は初めて顔合わせする方も多いので間延びしない空気感をつくる司会者の力量も求められます。

二次会の司会者はとっても重要な役割ですので必ずパーティーなどで司会経験のある人にお任せした方がいいかと思います。

司会者経験ある人なら予期せぬトラブルにも動じず進行できるのかなと思います。

しらけムードの二次会には絶対にしたくないですから、進行内容、プログラムの準備はたくさん時間をかけて準備した方がいいですね。

【各役割決め】

進行内容が決まってくると、やることが見える様になってきます。

司会は誰がやるのか。

万が一も考えて司会者は2名用意できるのが理想です。

受付管理はとっても重要です。

なぜなら二次会は会費制で行うからです。

会費の徴収を1度でも間違ってしまうと予定していた会費が足りずに幹事や新郎新婦が金銭的負担を強いられます。

この金銭トラブルだけは絶対に避けたい項目ですね。

BGM担当も大切ですね事前にCDやI-Podなどの機器に編集した音楽を準備してタイミングよく音楽を掛けなければ盛り上がる演出になりません。

事前の練習も必要かと思います。

景品決め、買い出し、搬入も大変ですが幹事の仕事です。

予算オーバーしてしまったら幹事同士で負担しなくてはならなので予算ぎりぎりでは無く、少し余るくらいの余裕をもって景品は準備した方がいいと思います。

二次会幹事は結婚式、披露宴も参加している人が多いです。

結婚式場から二次会会場へ搬入する備品も予め確認し、誰が何を持っていくのかを把握した方がいいです。

代表的なものが「生花」「ウエルカムボード」「DVDやパソコンなど映像関係」「ウエルカムグッズ」などなど二次会会場でも使えるものは持ち込みしましょう。

もちろん事前に二次会会場側にも持ち込みしていいか確認するべきです。

映像関係を使用する場合は事前に試写することも忘れずに!

当日予定していた映像が映らないとせっかくのプログラムが台無しになってしまいます。

ここまで二次会の準備を考えると幹事のやることって意外に多いです。大変ですよね。

これらの準備を幹事の人たちはお仕事のお休みの時に準備をします。

みんなで予定を合わせる必要もあります。

時間も手間もとっても掛かるのが結婚式二次会の幹事なのです。

二次会の幹事がいない時(頼みたくないとき)はどうすればいい?

改めて考えてみましょう。

二次会の幹事を頼む人がいない、頼むのが不安、頼みたくない、負担を掛けたくない、などいろいろな思いが出てくると思います。

どんな理由でこの様な思いになるのか?

過去に二次会幹事を経験したことがある人の大半は「2度と幹事はやりたくない」と思う人が多いようです。

仕事の休みの時に相当な時間をかけて準備をしなくてはなりません。

会費の徴収や予算の割り振りを間違えたら、金銭的負担も発生してきます。

頼む人がいない理由ってどんなことがあるのでしょうか?

そもそも幹事をお願いしたい人がバラバラな地域に住んでいて予定を合わせて打ち合わせすることも大変そう。

新郎側、新婦側の幹事の予定が中々合わないなどなどが考えられます。

頼む人が仕事やプライベートで忙しそうだと頼むのも気が引けますよね。

頼んでも断られることも当然あるのでそこも想定しておきましょう。

二次会幹事を頼むのが不安になるってどういうことでしょうか?

圧倒的に聞くのは「二次会幹事を経験したことない」これが1番の理由です。

二次会幹事で最も大事な役は司会者です。

司会経験のない人がいきなり結婚式二次会の司会を受けてもなかなか難しいと思います。

仲間内のパーティーならまだしも初めて顔を合わせる人も多数いますし、目上の方や新郎新婦の会社関係の方などもいる場合が多いので内輪ネタで盛り上げることは絶対にやめた方がいいと思います

友達想いの新郎新婦様へ

以上、結婚式二次会の幹事は誰に頼むの?

頼む人がいない場合、頼むのが不安な場合はどうすればいいの?

をテーマに結婚式二次会の準備をまとめてみました。

友達、先輩、後輩に幹事をお願いする事は良い事だと思います。

しかし、実際に幹事を任された人は結構な負担が掛かっているのも事実です。

「友人に幹事をお願いする事に不安が少なからずある」

「友人に事をお願いする事に気が引ける」

「二次会は参加者全員で楽しみたい」

以上のどれか一つでも該当する部分があるようでしたら、結婚式二次会の幹事代行に任せるのも一つの方法です。

【お問い合わせ窓口はこちら】

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